Xior Student Housing and its subsidiaries (hereafter: we, us, Xior or Xior Group) are committed to protecting and respecting your privacy.

This privacy policy (hereafter: Privacy Policy) sets out the basis on which any information we collect from you, or that you provide to us, will be processed by us. Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your personal information and how we will use it. By visiting the websites of Xior Group (a.o. www.xior.be, www.basecampstudent.com) (hereafter: our website), using the applications of Xior Group (hereafter our app) or entering into a contract to which this Privacy Policy is attached or is referred to, you are accepting and agreeing to the practices described in this Privacy Policy.

Our Privacy Policy contains the following sections:

1. Information we collect from you;
2. Cookies;
3. Uses made of your information;
4. Legal basis
5. Disclosure of your information;
6. Data use for another purpose – the so-called processing objectives compliance test;
7. Transfer of your information;
8. Your rights;
9. Security of collected information;
10. Retention of your information;
11. External websites/apps;
12. Agreement with collection and use of your information – changes to our Privacy Policy;
13. Identity of data controller – contact details.
14. Share your Xior posts on social media

We will collect and process the following information about you:

Our website uses cookies. This helps us to provide you with a good experience when you browse on our website and also allows us to improve our website. For detailed information on the cookies we use and the purposes for which we use them, see our Cookie Policy.

We use the information we hold about you in the following ways, in accordance with the legal basis outlined in art. 6(1) of General Data Protection Regulation (hereafter: GDPR) which is the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC:

Your information is being collected and processed on the following legal bases:

• If it is necessary for performing the agreement between us and you, e.g. a rental agreement, a participation in a competition, an employment agreement, or other agreements;
• If it is necessary for pursuing our legitimate interests, considering these interests are not overridden by your fundamental rights and freedoms, e.g. we use your information to know your preferences so as to be able to better personalize our product offerings, to prevent fraud and to secure our website and app.
• When you consented to this, e.g. if you have given your prior express consent thereto we may use your email address for sending you marketing materials.

You agree that we have the right to share your information with selected third parties including on a non-limitative basis:

• our affiliates/other entities within the Xior group;
• our business partners and our local external rent management offices or brokers;
• public authorities (including judicial and police authorities);
• banks and insurers;
• our professional advisors (e.g. our auditors, legal advisors, financial advisors and employer’s social accounting secretariat);
• providers of recruitment related services;
• our suppliers of IT related services;
• our suppliers of marketing related services;
• providers of online payment services;
• analytics and search engine providers that assist us in the improvement and optimisation of our site;

We will also disclose your information to third parties:

• in the event that we sell or buy any business or assets, in which case we may disclose your information to the prospective seller or buyer of such business or assets;
• if Xior or substantially all of its assets are acquired by a third party, in which case information held by it about its customers may be one of the transferred assets;
• if we are under a duty to disclose or share your information in order to comply with any legal obligation or to protect the rights, property, or safety of Xior, our customers, or others. This includes exchanging information with public authorities (including judicial and police authorities) in the event of, for example, a cyber security incident;
• if that is appropriate to achieve any of the purposes set out in section 3 of this Privacy Policy.

In the event that the purpose of use of personal data changes in relation to the purpose for which they were originally collected, Xior performs the so-called processing objectives compliance test between the purpose for which the data was collected and the new purpose of processing. As a result of its performance, Xior determines whether the use of the collected personal data for another purpose is consistent with the purpose for which the personal data had originally been collected.

When testing the compliance of data use purposes, Xior takes into account, in particular, the following factors:

• any links between the purposes for which the personal data has been collected and the purposes of further intended use;
• the context in which the personal data has been collected, in particular regarding the relationship between data subjects and the controller;
• the nature of the personal data, in particular whether special categories of personal data are processed in accordance with art. 9 of the GDPR or personal data relating to criminal convictions and offenses pursuant to art. 10 of the GDPR.
• the possible consequences of the intended further processing for data subjects;
• the existence of appropriate safeguards, which may include encryption or pseudonymisation.

We may transfer your information to a destination outside the European Economic Area (the EEA), including to the United States of America if that is appropriate (i) to achieve any of the purposes set out under section 3 and/or (ii) to disclose your information to a third party in accordance with section 4 of this Privacy Policy.

If we transfer your information outside of the EEA, we will make sure that your information is protected by the following safeguards:

• the laws of the country to which your information is transferred ensure an adequate level of data protection (Article 45 GDPR); or
• the transfer is subject to data protection clauses approved by the European Commission (Article 46.2 GDPR) or is subject to the EU-US Privacy Shield.

If you wish to receive more information relating to the transfers of your information and/or the safeguards that have been implemented (including on how to receive a copy thereof), you can contact us through the contact details set out in section 13 below.

You have certain rights regarding the information we hold about you in accordance with the rules for the exercise of individual rights by data subjects stipulated in particular in the articles 15 – 22 GDPR. These rights can be exercised by contacting us as set out below:

• you have the right to access the information we keep about you – this is because we want you to be aware of the information we have about you and to enable you to verify whether we process your information in accordance with the applicable data protection laws and regulations;
• you have the right, under certain circumstances, to block or suppress further use of your information. When the processing is restricted, we can still store your information, but we can no longer use it;
• if your information is inaccurate or incomplete, you have the right to request the rectification of your information;
• you have the right, under certain circumstances, to request the deletion or removal of your information from our systems;
• you have the right to lodge a complaint about the way we handle or process your information with your national data protection authority;
• if our processing of your personal information is based specifically on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. This includes your right to withdraw consent to our use of your information for direct marketing purposes;
• you have the right to obtain from us, under certain circumstances, your information in a structured, commonly used and machine readable form so you can reuse it for your own purposes across different services. For example: if you want to work with a different service provider, this enables you to move your information easily and in a secure manner to this new service provider.

You also have the right to object to certain types of processing, including processing for direct marketing purposes.

However, note that we may need to retain certain information, for example for legal or administrative purposes (e.g. keeping of accounting records).

For all requests set out above, please send us an email with “data privacy request” in the subject line and include a copy of your identity card or another proof of your identity (e.g. driver’s license) to help us prevent unauthorized individuals from accessing, changing or deleting your information. We will respond to your request as soon as practically possible. If we need more than one month (from receipt of your request) to respond to your request, we will come back to you and let you know.

We have implemented a number of security features throughout our website and our app in order to prevent the unauthorized release of or access to collected and/or received information. We have endeavored to create a secure and reliable website and app for you, but note that the confidentiality of any communication or material transmitted to or from us or any other party via our website, our app or email cannot be guaranteed. We accept no responsibility or liability for the security of information transmitted via these methods.

All information you provide to us is stored on our secure servers. Where we have given you (or where you have chosen) a password which enables you to access certain parts of our website or our app, you are responsible for keeping this password confidential. We ask you not to share a password with anyone, not to reuse passwords across other sites and not to use common dictionary words or otherwise obvious passwords.

The information we hold about you will be retained in a manner consistent with the applicable data protection legislation. In any event, your information shall not be kept longer than is necessary to achieve the purposes stated in this Privacy Policy.

In particular, we will only keep:

• Your information relating to your rental agreement for as long as needed to complete all invoicing and payment processes in respect of such rental agreement, as well as comply with recordkeeping and auditing procedures;
• your information relating to your online query for as long as needed to provide you with the requested information;
• your information regarding competitions for as long as needed to administer the relevant competition;
• information provided in subscribing for newsletters for as long as you do not unsubscribe from such newsletter.

unless:

• the processing of your information is necessary in connection with any actual or potential dispute (e.g. we need this information to establish or defend legal claims), in which case we will keep your information until the end of such dispute; and/or
• the retention is necessary for us to comply with any legal or regulatory obligation (e.g. for tax purposes), in which case we will keep your information for as long as required by that obligation.

Our website and our app may, from time to time, contain links to and from websites and/or applications of our partner networks, advertisers and affiliates. To the extent that hyperlinks or banner advertisements incorporating hyperlinks are utilized to access third party websites and/or applications, you should be aware that these third party websites and/or applications are not controlled by us and have their own privacy policies. Therefore, they are not subject to this Privacy Policy and we do not accept any responsibility or liability for these policies. Please check these policies before you submit any information to these websites and/or applications.

By using this website and/or app, you acknowledge that you have read the terms of this Privacy Policy and that you agree with the collection and the use of your information as set out above.

The consent to the collection and the processing of personal data is a voluntary, specific, informed and unambiguous demonstration of the will by which data subject, in the form of a declaration or a clear affirmative action, permits its personal data to be processed.

You shall have the right to withdraw your consent at any time. The withdrawal of the consent shall not affect the lawfulness of processing based on the consent before its withdrawal. Prior to giving consent, you shall be informed thereof.

Withdrawal of the consent shall not affect the legality of the processing operation until the consent has been withdrawn.

We may amend this Privacy Policy from time to time. Any changes we make to our Privacy Policy in the future will be posted on this page and, where appropriate, notified to you by email. Please check back frequently to see any updates or changes to the Privacy Policy. Your continued use of this website following the posting of changes to this Privacy Policy will indicate your acceptance of these changes. This Privacy Policy was most recently updated on 18 December 2024.

The data controller under this Privacy Policy is Xior Student Housing NV, with company number BE0547.972.794 and having its registered offices at Frankrijklei 64-68, 2000 Antwerp.

Questions, comments and requests regarding the Privacy Policy must be addressed to: gdpr@xior.eu, +32 (0) 3 257 04 89 or our registered offices.

For this reason we may ask you permission to share your photos or videos on our own social media channels which are Facebook, Instagram, LinkedIn, X, Tiktok, Pinterest and our website. We also like to integrate these photos and videos in our annual financial report, newsletters, mailings, flyers and presentations.

By answering our request affirmatively or by tagging a company in Xior Group with @xiorstudenthousing, @basecampbyxior or similaryou give us permission to use your photos or videos on our social media channels and other communication tools for marketing and/or advertising objectives. We are allowed to use these photos and videos until you withdraw your permission in writing.

By giving your consent, you give Xior a non-exclusive, royalty-free, worldwide license to use and share your photos and videos for marketing purposes, including the right to reproduce, distribute, modify and edit your photos. You acknowledge and guarantee that you own the rights to the submitted material, and that you have the permission of all persons who appear in the photographs.

If you wish to withdraw your permission, please send us an email to: gdpr@xior.eu and we will remove your photo or video from our channels within 14 days. If we have used your photo in newsletters, flyers or presentations, the photo cannot be deleted. However, Xior guarantees that the photo will not be used any longer.

We look forward to share your Xior posts with the community!

Spółki:

• Xior Student Housing NV z siedzibą w Antwerpii, Frankrijklei 64-68, 2000 Antwerpia, Belgia, numer rejestrowy: BE0547.972.794
• Xior Student Operations Poland sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000473333, NIP: 5851466876;
• Xior Łódź Rewolucji sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000559040, NIP: 5213697281;
• Xior Katowice Paderewskiego sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000604188, NIP: 5213724115;
• Xior Łódź Rembielińskiego sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000663027, NIP: 5213767857;
• Xior Student Housing Krakow sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001102012, NIP: 5253000926
• Xior Warszawa Wolska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001124773, NIP: 5253017418;
• Xior Wrocław Sienkiewicza sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa KRS: 0000902973, NIP: 5213930375;
• Xior Wrocław Sienkiewicza Operations sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001156190, NIP: 5253035592;
• Xior Warszawa Wenedów sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000928129, NIP: 7011056203;

(dalej łącznie jako: my, nam lub Xior oraz, wraz z naszymi podmiotami powiązanymi, jako Grupa Xior) zobowiązujemy się do ochrony i poszanowania Państwa prywatności.

Niniejsza polityka prywatności (zwana dalej: Polityką prywatności) określa zasady, na podstawie których będziemy przetwarzać wszelkie informacje, które od Państwa zbieramy lub które nam Państwo przekazują. Prosimy o uważne zapoznanie się z poniższymi informacjami, aby zrozumieć nasze podejście i praktyki dotyczące Państwa danych osobowych oraz sposobu, w jaki będziemy je wykorzystywać. Odwiedzając strony internetowe Grupy Xior (m.in. www.xior.be, www.basecampstudent.com) (zwane dalej: naszą stroną internetową), korzystając z aplikacji Grupy Xior (zwanych dalej: naszą aplikacją) lub zawierając umowę, do której niniejsza Polityka prywatności jest załączona lub do której się odnosi, akceptują Państwo i wyrażają zgodę na praktyki opisane w niniejszej Polityce prywatności.

Nasza Polityka prywatności zawiera następujące sekcje:

1. O tej polityce;
2. Informacje, które od Państwa zbieramy;
3. Pliki cookie;
4. Sposoby wykorzystania Państwa danych;
5. Podstawy prawne;
6. Ujawnianie danych;
7. Wykorzystanie danych do innych celów – tak zwany test zgodności celów przetwarzania;
8. Przekazywanie danych;
9. Państwa prawa;
10. Bezpieczeństwo danych;
11. Przechowywanie danych;
12. Zewnętrzne strony internetowe/aplikacje;
13. Zgoda na gromadzenie i wykorzystywanie Państwa danych – zmiany w naszej Polityce prywatności;
14. Tożsamość administratora danych – dane kontaktowe.
15. Udostępnianie postów związanych z Xior w mediach społecznościowych.

Będziemy gromadzić i przetwarzać następujące dane o Tobie:

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie. Pomaga nam to zapewnić Państwu komfortowe korzystanie z naszej strony, a także pozwala nam ją ulepszać. Szczegółowe informacje na temat stosowanych przez nas plików cookie oraz celów, w jakich je wykorzystujemy, można znaleźć w naszej Polityce dotyczącej plików cookie (Cookie Policy).

Wykorzystujemy posiadane przez nas dane dotyczące Państwa w następujący sposób, zgodnie z podstawą prawną określoną w art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej: RODO), czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE:

Twoje dane są gromadzone i przetwarzane na następujących podstawach prawnych:

• Jeśli jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej między nami a Tobą, np. umowy najmu, umowy o świadczenie usług zakwaterowania, udziału w konkursie, umowy o pracę lub innych umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• Jeśli jest to niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Państwa podstawowe prawa i wolności, np. wykorzystujemy Państwa dane w celu poznania Państwa preferencji, aby móc lepiej dostosować naszą ofertę produktową, zapobiegać oszustwom oraz zabezpieczać naszą stronę internetową i aplikację (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Gdy wyraziłeś na to zgodę, np. jeśli uprzednio wyraziłeś na to wyraźną zgodę, możemy wykorzystywać Twój adres e-mail do wysyłania Ci materiałów marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Wyrażją Państwo zgodę na to, że będziemy udostępniać Państwa dane wybranym podmiotom zewnętrznym, w tym między innymi:

• naszym podmiotom powiązanym/innym podmiotom w ramach Grupy Xior;
• naszym partnerom biznesowym oraz lokalnym zewnętrznym biurom zarządzającym najmem i/lub zakwaterowaniem lub pośrednikom/brokerom;
• organom publicznym (w tym organom sądowym i policyjnym);
• bankom lub ubezpieczycielom;
• naszym profesjonalnym doradcom (np. audytorzy, doradcy prawni, doradcy finansowi oraz dział księgowo-kadrowy pracodawcy);
• dostawcom usług związanych z rekrutacją;
• dostawcom usług informatycznych;
• dostawcom usług marketingowych;
• dostawcom usług płatności internetowych;
• dostawcom usług analitycznych i związanych z wyszukiwarkami, którzy pomagają nam w ulepszaniu i optymalizacji naszej strony internetowej.

Będziemy również ujawniać Państwa dane stronom trzecim:

• w przypadku sprzedaży lub zakupu jakiejkolwiek działalności lub aktywów, w którym to przypadku możemy ujawnić Państwa dane potencjalnemu sprzedawcy lub nabywcy takiej działalności lub aktywów;
• jeśli Xior, Grupa Xior lub znaczna część jej aktywów zostanie przejęta przez stronę trzecią, w którym to przypadku posiadane przez nią informacje o klientach mogą stanowić część przekazywanych aktywów;
• jeśli będziemy zobowiązani do ujawnienia lub udostępnienia Państwa danych w celu wypełnienia jakiegokolwiek obowiązku prawnego lub w celu ochrony praw, własności lub bezpieczeństwa Xior, naszych klientów lub innych osób. Obejmuje to wymianę informacji z organami publicznymi (w tym organami sądowymi i policyjnymi) w przypadku np. incydentu związanego z cyberbezpieczeństwem;
• jeśli będzie to właściwe dla osiągnięcia któregokolwiek z celów określonych w sekcji 4 niniejszej Polityki prywatności.

W przypadku zmiany celu wykorzystania danych osobowych w stosunku do celu, w jakim zostały pierwotnie zebrane, Xior przeprowadza tzw. test zgodności celów przetwarzania, porównując cel, w jakim dane zostały zebrane, z nowym celem przetwarzania. W wyniku przeprowadzenia tego testu Xior ustala, czy wykorzystanie zebranych danych osobowych w innym celu jest zgodne z celem, w jakim dane osobowe zostały pierwotnie zebrane.

Podczas sprawdzania zgodności celów wykorzystania danych Xior bierze pod uwagę w szczególności następujące czynniki:

• wszelkie powiązania między celami, dla których dane osobowe zostały zebrane, a celami dalszego zamierzonego wykorzystania;
• kontekst, w jakim dane osobowe zostały zebrane, w szczególności w odniesieniu do relacji między osobami, których dane dotyczą a administratorem;
• charakter danych osobowych, w szczególności to, czy przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw zgodnie z art. 10 RODO;
• ewentualne konsekwencje planowanego dalszego przetwarzania dla osób, których dane dotyczą;

istnienie odpowiednich zabezpieczeń, które mogą obejmować szyfrowanie lub pseudonimizację.

Możemy przekazywać Państwa dane do miejsc poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki, jeśli jest to uzasadnione (i) w celu realizacji któregokolwiek z celów określonych w sekcji 4 i/lub (ii) w celu ujawnienia danych użytkownika stronie trzeciej zgodnie z sekcją 6 niniejszej Polityki prywatności.

W przypadku przekazania Państwa danych poza EOG zapewnimy, że będą one chronione za pomocą następujących zabezpieczeń:

• przepisy prawa kraju, do którego przekazywane są Państwa dane, zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych (art. 45 RODO); lub
• przekazanie danych podlega klauzulom ochrony danych zatwierdzonym przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 RODO) lub podlega przepisom Ramy Ochrony Danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework).

Jeśli chcą Państwo uzyskać więcej informacji dotyczących przekazywania Państwa danych i/lub wdrożonych zabezpieczeń (w tym o tym, jak otrzymać ich kopię), mogą Państwo skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w sekcji 14 poniżej.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi wykonywania praw osób, których dane dotyczą, określonymi w szczególności w art. 15-22 RODO, przysługują Państwu określone prawa w odniesieniu do informacji, które posiadamy na Państwa temat. Przysługujące Państwu prawa można wykonać, kontaktując się z nami w sposób opisany poniżej:

• mają Państwo prawo dostępu do danych, które przechowujemy na Państwa temat – ponieważ chcemy, aby wiedzieli Państwo, jakie informacje na Państwa temat posiadamy, oraz aby umożliwić weryfikację czy przetwarzamy Państwa dane zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych;
• mają Państwo prawo, w określonych okolicznościach, do zablokowania lub wstrzymania dalszego wykorzystywania Państwa danych. Gdy przetwarzanie jest ograniczone, nadal możemy przechowywać Państwa dane, ale nie możemy już z nich korzystać;
• jeśli Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne, mają Państwo prawo zażądać ich sprostowania;
• mają Państwo prawo, w określonych okolicznościach, zażądać usunięcia Państwa danych z naszych systemów;
• mają Państwo prawo złożyć skargę dotyczącą sposobu, w jaki postępujemy z Państwa danymi lub je przetwarzamy, do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych, tj. w przypadku Polski do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa);
• jeśli przetwarzanie Państwa danych osobowych opiera się ściśle na Państwa zgodzie, mają Państwo prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Obejmuje to prawo do wycofania zgody na wykorzystywanie przez nas Państwa danych do celów marketingu bezpośredniego;
• mają Państwo prawo do uzyskania od nas, w określonych okolicznościach, swoich danych w ustrukturyzowanej, powszechnie stosowanej i nadającej się do odczytu maszynowego formie, tak aby mogli Państwo ponownie wykorzystać je do własnych celów w różnych usługach. Na przykład: jeśli chcą Państwo współpracować z innym dostawcą usług, umożliwi to Państwu łatwe i bezpieczne przeniesienie Państwa danych do tego nowego dostawcy usług.

Mają Państwo również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec niektórych rodzajów przetwarzania, w tym przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego.

Należy jednak pamiętać, że możemy być zobowiązani do zachowania niektórych danych, na przykład ze względów prawnych lub administracyjnych (np. prowadzenie dokumentacji księgowej).

W przypadku wszystkich wniosków wymienionych powyżej prosimy o przesłanie nam wiadomości e-mail z tematem „wniosek dotyczący danych osobowych/data privacy request” oraz o dołączenie kopii dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (np. prawa jazdy), co pomoże nam zapobiec nieuprawnionemu dostępowi, zmianie lub usunięciu Państwa danych przez osoby nieuprawnione. Odpowiemy na Państwa wniosek tak szybko, jak to możliwe. Jeśli udzielenie odpowiedzi zajmie nam więcej niż miesiąc (od momentu otrzymania wniosku), skontaktujemy się z Państwem i poinformujemy o tym.

Wdrożyliśmy szereg zabezpieczeń na naszej stronie internetowej oraz w naszej aplikacji, aby zapobiec nieuprawnionemu ujawnieniu lub uzyskaniu dostępu do gromadzonych i/lub otrzymywanych danych. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby stworzyć dla Państwa bezpieczną i niezawodną stronę internetową oraz aplikację, jednak należy pamiętać, że nie możemy zagwarantować poufności jakiejkolwiek korespondencji lub materiałów przesyłanych do nas lub od nas, ani do/od jakiejkolwiek innej strony za pośrednictwem naszej strony internetowej, aplikacji lub poczty elektronicznej. Nie ponosimy odpowiedzialności za bezpieczeństwo informacji przesyłanych za pomocą tych metod.

Wszystkie informacje, które nam przekazujesz, są przechowywane na naszych bezpiecznych serwerach. W przypadku gdy przyznaliśmy Ci (lub sam wybrałeś) hasło umożliwiające dostęp do określonych części naszej strony internetowej lub aplikacji, ponosisz odpowiedzialność za zachowanie poufności tego hasła. Prosimy, abyś nie udostępniał hasła nikomu, nie używał tego samego hasła na innych stronach oraz nie stosował popularnych słów słownikowych lub w inny sposób oczywistych haseł.

Dane, które posiadamy na Państwa temat, będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. W żadnym wypadku dane użytkownika nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce prywatności.

W szczególności będziemy przechowywać wyłącznie:

• Państwa dane związane z umową najmu lub umową o świadczenie usług zakwaterowania tak długo, jak będzie to konieczne do zakończenia wszystkich procesów fakturowania i płatności dotyczących takiej umowy najmu lub umowy o świadczenie usług zakwaterowania, a także do przestrzegania procedur dotyczących prowadzenia dokumentacji i audytu;
• Państwa dane związane z zapytaniem internetowym tak długo, jak będzie to konieczne do udzielenia Państwu żądanych informacji;
• Państwa dane dotyczące konkursów tak długo, jak będzie to konieczne do przeprowadzenia danego konkursu;
• dane podane podczas subskrypcji biuletynów (newsletter) – tak długo, jak długo nie zrezygnują Państwo z subskrypcji danego biuletynu;

chyba, że:

• przetwarzanie Państwa danych jest konieczne w związku z jakimkolwiek faktycznym lub potencjalnym sporem (np. potrzebujemy tych danych do dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych), w którym to przypadku będziemy przechowywać Państwa dane do czasu zakończenia takiego sporu; i/lub
• przechowywanie danych jest konieczne do wypełnienia przez nas jakiegokolwiek obowiązku prawnego lub regulacyjnego (np. dla celów podatkowych), w którym to przypadku będziemy przechowywać Państwa dane tak długo, jak wymaga tego ten obowiązek.

Nasza strona internetowa i aplikacja mogą od czasu do czasu zawierać linki do i z witryn internetowych i/lub aplikacji naszych sieci partnerskich, reklamodawców i podmiotów powiązanych. W zakresie, w jakim do uzyskania dostępu do witryn internetowych i/lub aplikacji stron trzecich wykorzystywane są hiperłącza lub banery reklamowe zawierające hiperłącza, należy pamiętać, że te witryny internetowe i/lub aplikacje stron trzecich nie są przez nas kontrolowane i mają własne polityki prywatności. W związku z tym nie podlegają one niniejszej Polityce prywatności i nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za te polityki. Prosimy o zapoznanie się z tymi politykami przed przesłaniem jakichkolwiek informacji do tych stron internetowych i/lub aplikacji.

Korzystając z tej strony internetowej i/lub aplikacji, potwierdza ją Państwo, że zapoznali się z warunkami niniejszej Polityki prywatności oraz że wyrażają Państwo zgodę na gromadzenie i wykorzystywanie Państwa danych zgodnie z powyższymi postanowieniami.

Zgoda na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolnym, konkretnym, świadomym, wyraźnym i jednoznacznym wyrażeniem woli, poprzez które osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, zezwala na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Mają Państwo prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przed wyrażeniem zgody zostaną Państwo o tym poinformowani.

Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem operacji przetwarzania przeprowadzonych przed wycofaniem zgody.

Od czasu do czasu możemy wprowadzać zmiany w niniejszej Polityce prywatności. Wszelkie zmiany, które wprowadzimy w przyszłości w naszej Polityce prywatności, zostaną opublikowane na tej stronie oraz, w stosownych przypadkach, przekazane Państwu pocztą elektroniczną. Prosimy o regularne sprawdzanie tej strony w celu zapoznania się z aktualizacjami lub zmianami w Polityce prywatności. Dalsze korzystanie z tej strony internetowej po opublikowaniu zmian w niniejszej Polityce prywatności będzie oznaczało Państwa akceptację tych zmian. Niniejsza Polityka prywatności została ostatnio zaktualizowana 4 sierpnia 2026 r.

Administratorem danych w rozumieniu niniejszej Polityki prywatności jest, w zależności od Państwa sytuacji, jedna ze spółek Xior:

• Xior Student Housing NV z siedzibą w Antwerpii,
  Frankrijklei 64-68, 2000 Antwerpia, Belgia, numer rejestrowy: BE0547.972.794
• Xior Student Operations Poland sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000473333, NIP: 5851466876;
• Xior Łódź Rewolucji sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000559040, NIP: 5213697281;
• Xior Katowice Paderewskiego sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000604188, NIP: 5213724115;
• Xior Łódź Rembielińskiego sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000663027, NIP: 5213767857;
• Xior Student Housing Krakow sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001102012, NIP: 5253000926
• Xior Warszawa Wolska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001124773, NIP: 5253017418;
• Xior Wrocław Sienkiewicza sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa KRS: 0000902973, NIP: 5213930375;
• Xior Wrocław Sienkiewicza Operations sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0001156190, NIP: 5253035592;
• Xior Warszawa Wenedów sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  Wenedów 3, 00-223 Warszawa, KRS: 0000928129, NIP: 7011056203;

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z administratorem danych, wysyłając pismo do odpowiedniej spółki na podany powyżej adres korespondencyjny lub na adres e-mail: gdpr@xior.eu, z zaznaczeniem, do której spółki skierowana jest wiadomość.

Możemy poprosić Cię o zgodę na udostępnienie Twoich zdjęć lub filmów na naszych kanałach w mediach społecznościowych, którymi są: Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, Pinterest oraz nasza strona internetowa. Chcielibyśmy również wykorzystać te zdjęcia i filmy w naszym rocznym sprawozdaniu finansowym, biuletynach, mailingach, ulotkach i prezentacjach..

Odpowiadając twierdząco na naszą prośbę lub oznaczając firmę z Grupy Xior za pomocą @xiorstudenthousing, @basecampbyxior lub podobnego tagu, udzielają nam Państwo zgody na wykorzystanie Państwa zdjęć lub filmów na naszych kanałach w mediach społecznościowych oraz w innych narzędziach komunikacyjnych w celach marketingowych i/lub reklamowych. Mamy prawo wykorzystywać te zdjęcia i filmy do momentu wycofania przez Państwa zgody na piśmie.

Wyrażając zgodę, udzielają Państwo Xior niewyłącznej, nieodpłatnej, ogólnoświatowej licencji na wykorzystywanie i udostępnianie Państwa zdjęć i filmów w celach marketingowych, w tym prawa do ich powielania, rozpowszechniania, modyfikowania i edytowania. Potwierdzają Państwo i gwarantują, że posiadają Państwo prawa do przesłanych materiałów oraz że mają Państwo zgodę wszystkich osób widocznych na zdjęciach.

Jeśli chcą Państwo wycofać swoją zgodę, prosimy o poinformowanie nas o tym w wiadomości e-mail wysłanej na adres: gdpr@xior.eu, a my usuniemy Państwa zdjęcie lub film z naszych kanałów w ciągu 14 dni. Jeśli wykorzystaliśmy Państwa zdjęcie w biuletynach, ulotkach lub prezentacjach, nie będzie można go usunąć. Xior gwarantuje jednak, że zdjęcie to nie będzie już dalej wykorzystywane.

Chętnie podzielimy się Twoimi postami dotyczącymi Xior ze społecznością!